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In den meisten Fällen müssen Sie die Details Ihres Mail-Delivery-Systems nicht kennen. Trotzdem ist es nützlich, den Unterschied zwischen E-Mail-Clients und E-Mail-Servern zu verstehen. E-Mail-Client bezieht sich normalerweise auf die Software, die Sie einsetzen, um Ihre E-Mail-Nachrichten zu empfangen, zu lesen, zu verfassen und zu senden. Er kann außerdem Funktionen wie Adressbücher und Verteilerlisten für E-Mails enthalten. Diese Produktivitätsmerkmale zeichnen normalerweise persönliche Informationen auf und speichern sie auf Ihrem PC.
Ein E-Mail-Server ist ein Computer, der die Verteilung und Speicherung von E-Mail-Nachrichten verwaltet. Außer für das Verwalten der E-Mail-Verteilung können E-Mail-Server auch eingesetzt werden, um Informationen für Produktivitätsmerkmale zu speichern. Die auf einem Server gespeicherten Informationen können automatisch von vielen Benutzern in einem Netzwerk gemeinsam genutzt werden. Zum Beispiel könnte jeder in einem kleinen Unternehmen (mit bis zu 2500 E-Mail-Benutzern) mit einem installierten SCOoffice Mail Server auf alle privaten Telefonnummern der Benutzer in derselben Datenbank zugreifen, die auch der E-Mail-Server verwendet. Diese Informationen einzeln zu sammeln und sie den anderen mitzuteilen, würde erheblich länger dauern.
Der SCOoffice Mail Server ermöglicht es Benutzern von E-Mail-Clients auf Informationen und Funktionen auf dem Server über die grafische Benutzeroberfläche des Preferences Manager zuzugreifen.
Der Preferences Manager ist ein Programm, das in Ihrem Internet-Browser (wie z. B. Internet Explorer, Netscape Communicator und vielen anderen) läuft und Zugriff auf gemeinsam verwendete Informationen bietet, die auf dem SCOoffice Mail Server gespeichert sind. Sie würden es gelegentlich für Dienste nutzen, die Ihre E-Mail-Client Software nicht zur Verfügung stellt, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben:
Ein E-Mail-Administrator ist die Person, die für die Verwaltung der E-Mail-Konten verantwortlich ist und sicherstellt, dass eingehende E-Mails richtig zugestellt werden. Seine Aufgaben umfassen normalerweise:
das Erstellen Ihres E-Mail-Kontos.
das Unterweisen über den Gebrauch Ihrer E-Mail-Software.
das Antworten auf Ihre Fragen und das Lösen von E-Mail-Problemen.
der Schutz Ihres E-Mail-Kontos gegen unaufgefordert zugesandte E-Mails (Spam) und Viren.
In einer SCOoffice Mail Server Umgebung ist es der E-Mail-Administrator, der es Ihnen ermöglicht, auf den Preferences Manager zuzugreifen und die gemeinsam genutzten SCOoffice Mail Server Informationen und Fähigkeiten zu verwenden.
Der E-Mail-Administrator legt außerdem folgende Grundsätze fest:
wo empfangene Nachrichten gespeichert werden. Wahrscheinlich kann Ihre E-Mail-Client Software zum Beispiel so konfiguriert werden, dass entweder Nachrichten auf dem E-Mail-Server (einem IMAP-Server) gelesen und gespeichert werden, oder dass die Nachrichten auf Ihren Desktop-Computer (einen POP-Server) heruntergeladen und gespeichert werden.
Postfach- und Ordneranteile; d. h. die Menge an Nachrichtendaten, die Sie auf dem SCOoffice Mail Server behalten dürfen.
Größe und Art von Anhängen.
Nachrichtenweiterleitung und Abwesenheitsvoreinstellungen.
Voreinstellungen für den E-Mail-Alias.
Unterstützung mehrerer Konten.