Il profilo in uso contiene informazioni relative all'account di posta elettronica SCOoffice Mail Server dell'utente, insieme alle informazioni personali che l'utente, o la società dell'utente, desidera condividere con altri utenti di SCOoffice Mail Server. Per visualizzare il proprio profilo, in Gestione preferenze selezionare Preferenze, quindi Profilo in uso. Il Profilo in uso è anche visualizzato quando si accede per la prima volta a Gestione preferenze.
È possibile modificare in qualunque momento la maggioranza delle informazioni contenute nel proprio profilo. A tal fine, fare clic su Modifica, immettere la nuova informazione o modificare quella esistente nelle caselle dei campi, quindi fare clic sul pulsante Applica per immettere le modifiche apportate. Alcuni campi (contrassegnati qui di seguito con un asterisco "*") non possono essere modificati; per modificarli è necessario rivolgersi all'amministratore della posta.
SCOoffice Mail Server può essere configurato per consentire la visualizzazione ma non la modifica del profilo. In questo caso, all'utente non è consentito modificare il contenuto dei campi del profilo e, se desidera apportare modifiche, deve rivolgersi all'amministratore della posta.
Il profilo contiene anche informazioni relative alla quota della posta di SCOoffice Mail Server, vale a dire l'ammontare totale di spazio che l'amministratore della posta ha assegnato alla cassetta postale e alle cartelle di un utente di SCOoffice Mail Server. Facendo clic su Quota, viene visualizzata la propria quota espressa in Megabyte (Mb), la parte usata e quella libera, e la percentuale che è stata utilizzata. Se l'amministratore della posta non ha fissato una quota, nel campo Quota è visualizzata la parola DISATTIVA e gli altri campi sono vuoti.
Quando viene occupato uno spazio superiore al 90% della quota, sul client verrà visualizzato un messaggio di avvertenza. Superata la quota, non verranno più consegnati messaggi e la posta non verrà accettata (sarà rispedita al mittente con l'indicazione che non è recapitabile). Se si supera la quota è necessario rimuovere dei messaggi o rivolgersi all'amministratore della posta per far ripristinare la consegna.
I profili sono costituiti dalle informazioni seguenti:
Il nome di identificazione univoco per SCOoffice Mail Server (ad esempio: susannae).
Il nome (ad esempio: "Susanna").
Il cognome (ad esempio: "Esposito").
Il nome e cognome (ad esempio: "Susanna Esposito"). È anche possibile aggiungere una breve descrizione per evidenziare elementi distintivi, come la posizione occupata dall'utente (ad esempio: "Susanna Esposito, Responsabile contabilità").
L'indirizzo di posta elettronica Internet primario. Nella maggioranza dei casi è costituito dall'ID utente a cui viene accodato il nome del dominio di posta SCOoffice Mail Server, generalmente rappresentato dal nome di una società o dal nome di un provider di servizi Internet.
Quando si invia un messaggio di posta elettronica, per impostazione predefinita l'intestazione del messaggio contiene il Nome visualizzato e l'Indirizzo di posta, a meno che l'amministratore della posta non abbia modificato le impostazioni predefinite; ad esempio:
Susanna Esposito, Responsabile contabilità <susannae@miasocietà.it>
Il numero di telefono dell'ufficio.
Il numero di telefono del cellulare.
Il numero di telefono di casa.
Il numero di telefono del cercapersone.
Il numero di fax.
La posizione o altre informazioni distintive.
Il nome dell'ufficio e altre informazioni necessarie per la consegna fisica della posta.
Un indirizzo di posta elettronica alternativo; ad esempio, un indirizzo esterno di posta elettronica personale che si desidera condividere o al quale inoltrare i propri messaggi personali.